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为什么项目资源管理对现代企业很重要?

原创2022-05-02 13:22:35 10

项目失败的第一大原因不是缺乏技能,而是项目管理方法不完善。资源管理和分配是项目管理的关键要素。它在决定项目成功与否方面起着关键作用。如果资源分配不当或管理不善,那么它总会导致项目失败。虽然这在单项目环境中成立,但在多项目环境中影响非常大。

我们首先要理解以下两类项目环境:

企业没有同时运行的项目

在这种环境,单项目经理拥有一组明确定义的、用于项目的资源(员工和设备)。一旦项目结束,单项目经理把整个团队转移到下一个项目。 但上述环境大多只出现在项目管理的书籍上, 在现实生活中很少见。

企业同时有多个项目运行

当今大多数企业,无论性质与规模,都会同时进行多个项目。多个项目环境已经成为常态。多项目环境的资源管理和分配方法与上述单个项目环境遵循的方法有很大的不同。

问:如果职责只是管理单个项目, 那么做资源管理时是否只是单项目资源管理?

答:若您的项目资源要与其他项目分享,那就是多项目资源管理。

我们再来看看在并行项目之间共享资源时出现的挑战。

资源有限

企业拥有足够的资源、能为每个项目配备充足人员的日子已经一去不复返了。随着竞争的加剧和繁忙的最后期限,如今所有员工都必须同时完成多项任务。例如,如果您的企业有 10 个并行项目,那么资源很可能在这些项目之间共享。这意味着,您的员工从事多个项目并且必须同时执行多项任务。

重叠和冲突

跨项目调度资源会带来一系列不同的问题,因为您在不同的团队中拥有相同的团队成员,并且由多个项目经理监控。当项目优先级重叠时,情况会变得更加复杂。这不仅会导致资源管理和分配冲突,还会影响输出质量和项目交付进度。

压力和倦怠

团队之间为了资源而不断开展拉锯战,这可能导致最好的(需求)资源感到压力和倦怠。在项目之间切换资源:作为资源分配的负责人,您必须不断将资源从一个项目切换到另一个项目,同时不影响项目进度,也不会带来资源分配过度或不足的问题。这绝非易事。

解决方案

利用 8Manage PMO 进行资源管理,实现以下目标:

降低企业整体资源使用量的高度不稳定性

资源使用量的高度不稳定性会浪费资源成本。企业可使用 8Manage PMO 集合企业全部项目的资源计划, 然后查看一段时间内(例如,一年、两年)的资源消耗量,尽量在项目允许的情况下把资源使用量移平,以降低资源在高峰期使用后闲置所浪费的成本。

由于项目时间因市场或其他原因而改变,进而影响资源使用高峰期,因此上述工作必须要重复开展,没有像 8Manage PMO 这样的工具是很难做到的。

每位项目经理都能避免资源冲突

8Manage PMO 具备企业的资源库,每位项目经理都能清晰看到所需资源在其他项目的负载,然后选择资源并 分配到自己的项目中。企业还可以在 8Manage PMO 中设定规则,限制资源的最高分配率,防止资源过度分配。

尝试消除项目之间的资源冲突

当一个项目延迟或时间发生变更, 这会影响某些共享资源在其他项目的可用时间。这时项目之间的资源冲突有可能发生。当资源冲突发生时, 8Manage PMO 会第一时间针对受影响的项目发出提醒,并提供资源搜索让受影响的项目经理重新搜索和分配受影响的资源。 8Manage PM 还提供谈判工具, 让受影响的项目经理通过沟通和谈判解决冲突。


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