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OA办公系统的选型五大关注点

中国软件导航2017-01-22 22:30:11 快审 推荐 177

(中国软件导航3月25日讯):OA办公系统的选型五大关注点,结合十几年来服务成千上万的客户的经验,某业内人士提出了在OA办公系统选型时需要关注的五点:

一、关注OA办公系统的本质

选型小组的负责人要深刻认识到OA办公系统是全员信息化,其本质是全员工作模式和企业管理模式的一次变革,在选型过程中,可能涉及到较多的部门,在未来的应用推广过程中,一定是一把手工程,因此要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合等工作安排和工作节奏。

二、关注OA办公系统的核心价值

OA办公系统的应用范畴涉及到所有知识性员工,是全员信息化的第一台阶。既然是全员应用,提高全员的工作效率而不是某个部门、某个领导、某个人的效率,成为办公系统的核心价值定位,如果以通用性和经常性两个纬度对OA办公系统的功能进行筛选的话,办公系统的核心应用是:流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算机、万年历等)。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话,基本上遵循80:20定律,其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值,而其余的模块带来20%的价值
因此抓大放小,重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准,成为产品选型的不二选择。

三、关注OA办公系统的厂商态度

软件是涉及到全员使用的管理软件,因此采购OA软件与采购财务软件、硬件设备不同,不是简单的、一次性的买卖交易,而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务,在这个过程中,需要持续不断的与厂商互动,来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求变更、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。
在持续出现的、纷繁复杂的问题面前,客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员,是无法调动整个组织进行资源协调和支持的,因此选择产品的同时,也要重点考察OA厂商的态度,判断他们是否重视你,选择一个爱你的人,远比选择一个你爱的人重要。
而管理软件领域内,众所周知的潜规则是:领导只参与和出席公司认为重要的项目选型,领导的级别越好,说明对你越重视,也意味着过程中遇到问题后,资源协调到位的可能性越大。

四、关注OA办公系统的成本控制

很多客户的CIO或者信息化负责人,在评估OA办公系统的成本时,只是简单的考虑到公司在OA办公系统项目上的预算和供应商的报价,而忽视了OA办公系统部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等,因此往往陷入“捡了芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。
当然管理软件的选型与硬件设备的选型不同,硬件设备的选型成本占有最重要要素,而管理软件的选型,软件应用后的价值占有最重要要素。
关于OA软件选型过程中的采购成本,行业内的潜规则是:去掉最便宜的,去掉最贵的,选择综合成本受控的厂商。

五、关于OA办公系统的风险控制

很多软件供应商描述的相当的高大上,可在付款方式上一定是先收费后实施,先收取合同款的40%,就绑定了这份合同,也就绑定了这桩“生意”,实施中找些新的需求让客户增加费用,甚至干脆撂挑子;出现这种情况,客户将付出极大的时间成本、人力成本、费用成本;所以建议客户选择“先实施后付费,实施不成功,没有任何费用”的软件供应商,将自己的风险降到最低。

图片来自网络

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