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提高外包项目管理的有效方式

原创2022-05-02 13:23:54 12

外包可以提高效率,并提供成本优势;外包后,企业可以专注于核心领域。此外,它还能让你获取非常熟练的资源等。

外包项目管理有其独特的挑战。在外包项目规划的过程中,企业必须懂得如何挑选可靠的合作伙伴以及如何签订合同让项目的资源、进程及质量承诺得到法律的保障。在外包项目执行过程中,企业必须深入了解所取得的进展和质量、到目前为止消耗的工作量和资金、死胡同等,企业也必须快速有效地解决任何潜在问题。

1.成功签约外包给可靠的合作伙伴

挑战:

外包第一个也是最重要的一个挑战是,如何成功与可靠的合作伙伴签约。要做到这一点,你必须有效完成下面这四件事:

有效的供应商评估不一定很困难,但至关重要的是保持专注并避免犯下可能侵蚀利益的典型错误,其中最常见的错误有:

寻找行业中有经验且声誉良好的供应商,做好尽职调查,确定潜在合作伙伴,不过得有后备选项。
明确自身需求、可交付成果或里程碑、质量和服务水平协议,并将这些内容及要求清晰传达给合作伙伴。在双方达成共识后,将上述内容写进合同。
就项目计划使用的关键资源与合作伙伴进行面谈,确保这些资源合适,并为应急情况作出后备安排,把这些都写进合同。
确保合同的付款条件与可交付成果(或里程碑)有一定的关连性,并确保奖金和罚款基于准时性、质量和服务水平。

解决方法:

8Manage PM 能帮助你完成尽职调查、需求/质量/服务水平管理。 该系统拥有强大的外包合同管理功能,支持合同付款条件与项目可交付成果或里程碑直接关联, 合同的奖惩与质量和服务水平协议直接关联。使用 8Manage PM 能让你精准、及时地管理你的外包需求、合同和项目,也能让你的合作伙伴更有效管理需求和项目。8Manage PM 是一个实时交易型系统,其数据精准度、完整性和及时性与银行柜员机相同。它提供的信息能让你和你的合作伙伴进行有效的沟通,并有效地解决问题,避免因信息模糊或者不及时而产生误会和相互指责。

2.提供重要文档的访问权限

挑战:

为了简化管理流程,您必须允许外包团队访问所有项目相关文档,使他们能够更有效地工作。此外,您不必回答与项目有关的问题,这能节省大量时间。当外包团队可以访问所有信息和资源时,他们更容易操作并能及时完成任务。

解决方法:

您可以使用 8Manage PM ,它内嵌的文档库管理子系统能够按角色分配文档的访问权限(包括外部用户的访问权限),还能控制对某些机密文档的访问时长。此外,它还能自动记录所有文档库的访问痕迹,一切有迹可寻(审计跟踪不可删除)。

3.项目计划和执行

挑战:

在您将项目外包之前,您需要对其进行详细规划。这由一个非内部甚至远程的团队来处理,并且不可能在旅途中解决一些问题,比如是内部项目影响了外包项目的进度。

您必须将项目分解为任务,并为每个任务编写描述,并解释每个任务必须使用哪些资源和信息。如果您将项目外包给按小时收费的团队,您还必须跟他们协商每个项目任务需要多少时间。

沟通是项目管理任务的重要方面。内部存在很多沟通障碍,更不用说在与远程人才和团队合作的情况下。这就是为什么您必须在项目开始之前与外包团队制定沟通策略。在开始您的外包项目之前,您要解决的问题是:

如果项目因关键问题而停止,则定义沟通渠道;
由于存在不同类型的通信,因此决定每种通信类型应使用哪个通信通道;
定义沟通频率,即他们何时以及多久向您发送报告。
在项目过程中,难免会出现一些问题。通过清晰有效的沟通策略,您将减少冗余并提高远程工作人员和团队的生产力。
在外包项目执行过程中, 您必须能够及时深入地了解项目的进展、质量、资源、成本、变更、风险等,还要快速有效地解决任何潜在问题。

解决方法:

您可以用 8Manage PM 创建一个合理的项目计划,并有效监控项目使其按计划执行:

业务理由和利益相关者需求管理

在项目开始之前,你必须让项目的目标和需求与团队和组织的目标和需求保持一致。这个项目对组织目标有多重要?它如何与年度或季度的目标相结合?相关的利益相关者期望什么?

这些是您可以提出的几个问题,从而概述新项目并使其与组织和利益相关者的需求保持一致。

需求清单和项目目标

尽管项目计划是一组在项目期间肯定会发生变化的活文件,但有必要设定一个深思熟虑的过程来实现项目目标。

作为项目经理,您应该分析参与项目的各方的需求,并确定实现这些需求的要求。项目要实现哪些目标才能成功?可交付成果应具备哪些特性和功能?

随着项目的进展,你可能需要更正项目计划的某些方面,这没关系。

项目范围说明书

项目范围说明书是项目计划中最重要的要素之一。它为项目计划的其余部分奠定了基础。

在项目范围说明书中,项目经理最终确定并记录所有项目细节,使所有人都达成共识。该说明书描述了项目及其步骤和要求,通常是获得参与项目的外部利益相关者的同意和支持的参考。

可交付成果清单和预计到期日

从项目范围说明书的准备开始,您应该对完成该项目需要交付的可交付成果和成果有了更清晰的认识。您应该列出每个团队成员预计在何时完成任务和可交付成果。

工作分解结构通常是实现此步骤的最佳方式。您可以使用简单的列表、流程图、电子表格或甘特图来绘制所有项目工作、分配给团队成员、设置截止日期并标记依赖。

您还需要注意哪些可交付成果或任务需要由外部利益相关者审批,并确保不会因任务依赖或审查和批准而导致延误。

详细的项目进度表

关于项目计划的常见误解是项目计划与项目进度表相同。项目进度表只是项目计划的众多组成部分之一。

在项目计划中,您估计完成每项任务需要多长时间,同时为懈怠和依赖留出足够的空间。它是所有必需任务和时间表的清晰日历。它显示了项目的持续时间、谁在做什么以及每个任务何时开始和结束。

明确的角色和职责

明确项目团队中每个人的职责,包括外部利益相关者。各种任务可能包括特定利益相关者的审查和批准,尽管项目的许多关键利益相关者通常不参与项目的所有方面。

项目发起人为项目提供资金;他们可能需要审查和批准计划的关键方面。指定的业务专家定义项目和可交付成果的要求;他们可能还需要审查和批准项目的某些部分。项目经理创建、执行和控制项目计划。项目团队完成任务并构建最终产品。

项目的其他贡献者可能包括审计员、质量和风险分析师、采购专家等。他们可能需要审批与其专业知识相关的项目计划部分,例如质量或采购计划。

风险评估和管理计划及执行

在创建项目计划时评估项目所涉及的风险很重要。您的组织此时是否稳定?你的风险承受能力是多少?执行该项目可能带来哪些潜在危害和机会,您的缓解计划是什么?

您的项目风险计划确定的潜在事件可能不会发生,但如果发生,它们可能会显著影响项目的结果。风险管理不仅包括评估风险本身,还包括制定风险管理计划以传达如果这些事件发生时团队应如何应对。

风险不可避免,这就是为什么最好的项目计划包括详细的风险管理部分。如果您可以在项目的早期识别风险,您就可以控制它们并增加成功的几率。

资源分配

当涉及到项目规划的资源分配时,您可以分解并分配团队的时间、材料和预算。您应该确定每个任务的所有可用资源,估计他们的成本和贡献。

考虑资源限制,每个资源实际可以将多少时间投入该项目,并确定可用资源的最佳组合或变化,以便及时实现项目目标 并获得最佳结果。

质量保证(QA)计划及执行

在您的质量保证计划中,您希望通过实施流程确保项目需求和可交付成果满足质量预期。在整个项目执行过程中,保证项目质量能使最终可交付成果符合客户规范,并符合执行团队、项目发起人和业务专家的要求。

这里的重点是避免错误,而不是在项目结束时检查最终可交付成果。创建 QA 计划涉及设置将在整个项目中使用的项目标准、验收标准和指标。这成为项目执行期间所有质量审查和检查的基础。

沟通计划及执行

沟通计划概述了您与外部利益相关者、项目所有者甚至您的团队成员交谈和更新的频率。它还详细说明了他们期望的更新类型、哪些决策需要审查和批准,以及每个行动的负责人。

您的沟通计划必须回答:谁接收报告以及谁准备和交付报告,还可以包含创建和共享报告的格式。

沟通计划还明确说明了应该上报哪些问题、项目信息存储在哪里以及谁可以访问它。该计划记录了项目团队在整个项目中的沟通方法的各个方面。这包括日常状态更新、问题解决、风险缓解等。


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